Esta guía práctica a modo de mapa de carreteras va dirigida a responsables de Recursos Humanos para planear, implementar y revisar los planes de acogida. Elaborada por Workforce Management Online, ofrece consejos sobre cómo crear un programa que asegure que los nuevos empleados se sientan respaldados, comprometidos y productivos desde el primer día.
¿Sabías que dentro de los seis primeros meses tras ser contratados cerca de un tercio de los empleados ya están buscando otro trabajo? Si tienes en cuenta el coste de tiempo asociado a la contratación de cada nuevo empleado, este dato debería resultar alarmante. La decisión de quedarse o irse de un trabajador depende mucho de las primeras impresiones y, sin embargo, muchas organizaciones dedican poco esfuerzo y estrategias a la primera experiencia crítica: el proceso de acogida.
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| Font: F.O.C. |
No vas a causar una buena impresión en los nuevos empleados si los abandonas en un cubículo vacío u olvidas darles su portátil o enseñarles donde está el lavabo. Tampoco vas a ganarte su simpatía si los inundas con vídeos sobre lo genial que es la compañía pero olvidas decirles cómo hacer su trabajo. Si lo haces así de mal, seguramente empezaran a planear su estrategia de salida antes de haber cobrado su primera nómina.
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La acogida es el primer contacto que los nuevos contratados tienen con la compañía y el proceso por el cual son introducidos. Los mejores programas de incorporación combinan tareas tácticas, como la documentación sobre los beneficios disponibles y la mesa asignada, con formación corporativa para que entiendan cómo funciona la compañía y cómo encajar en el entorno. Lo ideal es que haya un esfuerzo conjunto entre Recursos Humanos, el Departamento de Tecnologías de la Información y los jefes directos de los nuevos empleados, y que dicha colaboración pueda durar desde unos pocos días hasta varios meses.
Un estudio de Aberdeen de 2013 muestra que las compañías con mejores planes de acogida tienen un 91% de tasa de retención en comparación con el 30% en las compañías con programas con peores resultados.
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Si quieres asegurarte de que la dirección está comprometida con su papel en el proceso de acogida, explicítalo en la descripción de su puesto de trabajo y vincúlalo con su evaluación anual, opina Elissa Tucker, Manager de programas de investigación para el American Productivity & Quality Center (APQC).
Cuando está bien hecho, un plan de acogida efectivo ayuda a los empleados a reforzarse más rápidamente y mejoran las posibilidades de que se queden en la compañía a largo plazo.
Dos caminos divergentes
Cuando las compañías tienen planes de acogida, normalmente siguen uno de dos caminos, dice Leighanne Levensaler, Vicepresidenta de Gestión de Producto en Workday. O bien se centran en tareas puramente administrativas y hacen muy poco para comprometer a los nuevos con la cultura corporativa, o bien convierten la orientación en una celebración, llena de vídeos y monólogos sobre lo genial que es la compañía, pero no hacen nada para ayudarles a ser miembros productivos del equipo. ”Tienes que mezclar cosas de los dos caminos”, dice Levensaler. “Debes resultar eficiente pero también acogedor en el mismo proceso”.
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Cuando se contrata a alguien, RH debería ser capaz de enviar inmediatamente un e-mail al Departamento Informático y al responsable de Logística para pedir un ordenador, un teléfono, una identificación y cualquier otra cosa que necesite el empleado, explica Lois Miller, Vicepresidenta y Responsable del Grupo de Servicios y Soluciones de Recursos Humanos en MasterCard.
Este mapa de carreteras te ayudará a encontrar el equilibrio:
Primer paso: trazar un plan
Habla con los empleados actuales: la mejor manera de identificar defectos en tu plan de acogida actual es hablar con los empleados que ya han pasado por el mismo, opina Elissa Tucker del APQC. “Pregúntales lo que desearían que alguien les hubiera dicho, y lo que tuvieron que aprender de un modo más complicado”.
Puede ser tan simple como explicarles cuál es el código de vestimenta o cómo acceder a la intranet de la compañía; si no lo haces tal vez acabes por descubrir que tus nuevos empleados se han pasado días sin mesa u ordenador.
Haz que los jefes se comprometan: los jefes de equipo desempeñan un rol crucial a la hora de ayudar a los nuevos empleados a acomodarse, y ellos son lo que tienen que preocuparse de sacar lo máximo de sus habilidades para que sean rápidamente productivos.
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“No puedes meterlo todo en los primeros 30 días”, declara Kim Lamoureux, Analista en Bersin by Deloitte. Piensa en qué se necesita ahora mismo y en qué puede esperar para los primeros 60 o 90 días, y elabora entonces un plan para ir desarrollando dichos aspectos a lo largo del tiempo.
Sin embargo, sólo el 37% de los managers están involucrados en planes de acogida, según el estudio 2013 Onboarding Trends Report de Impact Instruction Group.
Esta es la receta para el fracaso, dice Tucker. A pesar de que RH generalmente gestiona el plan de acogida, no puede hacerlo solo. “Los planes de acogida tienen que ser una mezcla del esfuerzo de RH y de los managers, sino muchos aspectos no van a funcionar”.
Para estar seguros de que los jefes directos de los nuevos empleados están involucrados, RH debería ofrecer formación y feedback respecto a su rol en el plan de acogida y fijar objetivos específicos para ellos. Esa lista puede incluir ofrecer a los nuevos contratados las herramientas y tecnología que necesitan para su trabajo, presentarles al equipo, apuntarles a una formación o un coaching específicos para su puesto, y asegurarse que los nuevos entienden lo que se espera de ellos desde el primer día.
Fijar objetivos: los planes de acogida tienen más éxito cuando están alineados con objetivos. Tanto si estás preparando un crecimiento rápido, quieres incrementar la retención o necesitas cubrir carencias en determinadas capacidades, un buen plan de acogida puede ser un primer paso importante. Mantén dichos objetivos en tu mente mientras preparas tu programa de modo que puedas pulir todas las decisiones para conseguir sacar el mejor resultado.
Segundo paso: ponerlo en marcha
Agilizar los trámites: no hay manera de evitar el papeleo del primer día, pero puedes racionalizarlo haciendo que los documentos sean sencillos, permitiendo a los empleados que los completen virtualmente y asegurarte de que alguien está disponible para contestar a todas sus preguntas. “Si este primer paso básico resulta pesado para los nuevos, marcará un tono negativo para toda la experiencia”, dice Tucker.
Barrera
Menos del 40% de organizaciones ofrecen la acogida mediante soluciones tecnológicas, según el 2013 Onboarding Trends Report. Entre aquellas que sí la ofrecen, el 62% usan la intranet corporativa para toda la compañía y un 55% emplean módulos de e-learning.
Estandariza el proceso: hay ciertos pasos necesarios que sirven para introducir a cualquier empleado, desde un trabajador de primera línea hasta un vicepresidente. Juntamente con el papeleo, la experiencia del plan de acogida puede incluir compartir información sobre la compañía y su liderazgo, ofrecer un tour por el edificio o dar un vistazo a las políticas de empresa. Crea un programa estándar para ofrecer dichas informaciones; te hará más eficiente y te asegurarás de que todos reciben el mismo mensaje.
Personaliza el resto: trabaja con los managers para identificar aquellos pasos específicos para su equipo, departamento o región. Puede incluir dar información más detallada sobre su función, expectativas de desempeño, compañeros de equipo o sobre las herramientas que usarán para hacer su trabajo.
Aprovecha la tecnología: desde las redes sociales hasta los sistemas de administración de Recursos Humanos, muchas compañías tienen disponibles tecnología que puede ser fácilmente adaptada para las gestiones de una acogida. Fíjate en las herramientas que usas para conectar y hacer seguimiento de los empleados y considera cómo se pueden trasladar al plan de acogida. Por ejemplo, tener los documentos del primer día disponibles en la intranet, enviar mensajes de bienvenida con enlaces a material online sobre la compañía, añadir a las nuevas personas a los sistemas de desarrollo de talento y empezar el seguimiento de sus progresos. Y lo más importante, asegurarse de que tienen acceso a todas las redes online y a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo.
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Para incrementar la productividad y el compromiso desde el primer día, considera la posibilidad de que los nuevos empleados puedan completar todo el papeleo antes de ese primer día, dándoles acceso remoto al mismo.
Tercer paso: revisar tu progreso
Comprueba que las tareas del plan de acogida se van llevando a cabo: ya sea a través de una herramienta de acogida automatizada o con actualizaciones manuales, vigila periódicamente que los nuevos empleados están completando en la fecha correcta todos sus documentos, la formación y cualquier otra tarea de acogida del programa.
Pregúntales cómo les va: haz una encuesta a los nuevos empleados a 60, a 90 y a 180 días para ver cómo les va. Descubre si se sienten comprometidos y productivos, si están obteniendo la información y la ayuda que necesitan para hacer su trabajo, y si les falta algo, explica Lamoureux. Combina los resultados de esas encuestas con el seguimiento de los datos de productividad, retención y satisfacción laboral para determinar si tu programa está funcionando. “El tiempo que tardan en ser productivos y la tasa de retención son los indicadores clave para saber si tenemos un buen plan de acogida”, concluye Lamoureux.
Vincula los resultados a la estrategia: la alta dirección no debería preocuparse de todos los detalles del plan de acogida, pero sí debería preocuparse por los resultados. Ofrece a la alta dirección actualizaciones anuales sobre los datos de éxito alineados con los objetivos estratégicos, por ejemplo, la retención en un año, la reducción del tiempo necesario para la productividad y el incremento de valor generado por cada nuevo empleado.
Revisión del mapa de carreteras del plan de acogida
Hemos organizado nuestro mapa de carreteras online en tres fases para ayudarte a implementar la planificación y ejecución de tu propio programa de gestión del rendimiento. Aquí abajo hay un sumario con los pasos a seguir:
PLANIFICACIÓN:
- • Mira lo que ya tienes diseñado para la acogida de empleados y construye tu programa a partir de esa base.
- • Establece un punto inicial de referencia para las métricas del plan de acogida en términos de tasas de retención, velocidad en conseguir productividad y satisfacción laboral. Esto te ayudará a demostrar los resultados más tarde.
- • Habla con empleados recientemente contratados sobre sus propias experiencias durante la acogida. Pregúntales qué les gustó, qué les faltó y qué desearían haber aprendido antes.
- • Habla con los jefes sobre sus expectativa para los nuevos, si han experimentado problemas en el pasado y el rol en el cual se ven jugando dentro del plan de acogida.
- • Revisa tus sistemas de información de Recursos Humanos actual y tus sistemas de gestión de redes sociales para identificar herramientas o módulos que puedan usarse para apoyar al plan de acogida, y decide si necesitas añadir software adicional.
REALIZACIÓN:
- • Organiza todo el papeleo administrativo que los nuevos empleados tienen que completar y busca maneras de agilizar el proceso.
- • Crea un proceso estándar de acogida apropiado para todos los nuevos empleados que incluya tareas administrativas e información sobre la cultura y procesos habituales de la empresa.
- • Trabaja con los managers para crear procesos personalizados adicionales en las distintas categorías específicas de trabajo. Esto puede incluir formación adicional, asignación de mentores y la visión de los directivos sobre lo que se esperará de ellos.
- • Marca las expectativas para gerentes y equipos en cada unidad de negocio.
REVISIÓN:
- • Dirige estudios anuales sobre el programa de acogida teniendo en cuenta la tasa de retención, el tiempo que necesitan para llegar a ser productivos y la satisfacción de los empleados. Compara los resultados con los de tu punto de referencia inicial para demostrar las mejoras y/o identificar los problemas.
- • Utiliza los datos de medición para ver dónde estás teniendo más éxito y dónde menos.
- • Vincula los esfuerzos de la acogida a las evaluaciones anuales de desempeño de los managers, y plantea hacerlos formar parte de su estructura retributiva variable.
- • Reporta el progreso a la alta dirección centrándote en cómo el plan de acogida apoya a los objetivos generales.
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